A guarda de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas, entre outros, é uma preocupação “antiga” nas empresas. Mesmo na era da informática a realidade é que, esses documentos continuam sendo indispensáveis, às empresas.
Esses documentos são a comprovação de pagamento. Se essa comprovação não existir, o valor do tributo acrescido de multas e juros deverá ser recolhido novamente.
Não é obrigatorio manter a cópia em papel, os documentos podem ser digitalizados e armazenados em dispositivos (pen drive) ou na nuvem (Google Drive) se a empresa achar mais pratico.
Mas a dúvida de por qual período guardar e se todos devem ser preservados pelo mesmo período permanece em muitas empresas.
Alguns documentos devem ser guardados até a decadência, conforme o artigo 173 do CNT, extinguem-se após cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte.
Embora sem previsão legal, o livro registro de empregados e as folhas de pagamento, entre outros, devem ser mantidos por tempo indeterminado.
Veja os principais documentos e seu período obrigatório de arquivo.
Documentos Trabalhistas e Previdenciários